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Contas a pagar: como fazer esse controle financeiro?

contas a pagar

As contas a pagar fazem parte do planejamento financeiro das empresas, sendo essenciais para sua manutenção ao longo do tempo.

Com uma boa gestão das contas a pagar, evita-se gastos desnecessários ou inesperados que possam comprometer a saúde financeira da empresa.

O que são contas a pagar?

As contas a pagar são obrigações financeiras assumidas pelas empresas, como o pagamento de funcionários e fornecedores.

Em geral, os pagamentos feitos pelas empresas estão ligados ao funcionamento de suas operações.

Por isso, dar a devida atenção à gestão financeira da sua empresa é essencial para garantir os resultados dos seus esforços.

Algumas das principais contas a pagar de empresas são:

Mesmo que uma empresa possua dinheiro para cumprir com seus compromissos financeiros mensais, é importante ter controle sobre esses gastos.

E é para isso que o registro e organização das contas a pagar serve.

Contas a pagar e contas a receber: qual a diferença?

controle de contas a pagar

As contas a receber são todos os dinheiros que a empresa ainda não obteve de seus clientes após a venda de produtos ou prestação de serviços.

Essas receitas podem ser provenientes de pagamentos parcelados, vencimento futuro ou atrasos.

Já as contas a pagar, como dito, são os pagamentos que a companhia deve fazer para se manter funcionando.

Um bom controle de contas a receber oferece inúmeros benefícios para as empresas.

Com ele, é possível saber quais clientes pagam em dia e, assim, conseguir desenvolver uma boa relação com esses indivíduos.

Além disso, as contas a receber informam os valores que faltam no orçamento, algo essencial para o planejamento de caixa nos meses seguintes.

Qual a importância das contas a pagar?

Para uma empresa, cumprir com suas obrigações financeiras significa manter o negócio sem a necessidade de ajuda externa por meio de empréstimos, por exemplo.

Por isso, é fundamental para qualquer gestor conhecer, de verdade, como funciona o controle de contas a pagar.

Com essas informações, que indicam o quanto de dinheiro estará disponível no caixa, é possível criar ou ajustar planejamentos.

Assim, evitando surpresas desagradáveis e dores de cabeça no futuro.

Como fazer o controle de contas a pagar?

Para fazer um bom controle de pagamentos, é importante se planejar para garantir o dinheiro necessário no dia em que as contas vencem.

Existem algumas estratégias práticas que ajudam no controle e organização das contas a pagar. São elas:

Registre todas as contas e seus custos

Saber exatamente quais são suas contas, seus valores e datas de vencimento é algo fundamental para um bom controle de pagamentos.

Além disso, é importante também registrar o valor dos juros em caso de atraso.

Isso serve para que a gestão tenha consciência de todas as obrigações financeiras da empresa e não deixe nada passar despercebido.

Defina prioridades

É importante possuir critérios na hora de organizar as contas a pagar.

Isso porque muitos pagamentos possuem diferentes níveis de urgência, alguns podendo ser adiados, outros não.

Na definição de um ranking, é importante dar prioridade aos pagamentos com prazos mais apertados e também mais essências para o funcionamento da empresa, como o pagamento de funcionários e a compra de matéria-prima.

Além disso, vale a pena dar mais atenção ao valor dos juros que incidem sobre os pagamentos.

Assim, caso exista a necessidade de escolha entre contas, a que resulte em uma maior dívida posterior será a quitada.

Vale lembrar que, quando é possível escolher entre as datas de vencimento das contas a pagar, pode ser vantajoso dividi-las ao longo do mês.

Isso porque a entrada de dinheiro nas empresas não acontece de uma vez só.

Antecipe o que conseguir

Algumas contas pagas pelas empresas possuem juros incidindo sobre elas, como é o caso de financiamentos e empréstimos.

Por isso, buscar antecipar esses pagamentos, quando possível, para ganhar bons descontos.

Essa prática também pode render créditos com fornecedores, que terão maior segurança sobre a empresa.

Negocie!

Tudo que envolver taxas adicionais ou oferecer a possibilidade de redução em seu preço deve ser negociado.

Dentro disso, estão contas bancárias, compras a prazo, planos de telefone e internet etc.

Além disso, se a empresa possuir alguma dívida que não poderá ser honrada dentro do prazo, o mais indicado é renegociá-la antes mesmo dela vencer.

Assim, além de evitar a cobrança de juros e multa, você conseguirá manter seu crédito no mercado.

Monte uma reserva de emergência

Não é só você que precisa de uma reserva de emergência, mas também sua empresa.

Uma reserva financeira é extremamente importante para que você consiga se preparar para imprevistos.

Assim, quando houver algum problema, além de não interferir no caixa da empresa, você não interfere na programação financeira de outros projetos.

Utilize uma planilha ou software

Algumas empresas maiores acabam exigindo um maior controle de contas a pagar, que necessita de uma planilha ou software.

Com eles, é possível conciliar datas de recebimento e pagamento de contas, criar um planejamento financeiro e registrar tudo de maneira organizada.

Assim, fazendo sobrar mais tempo para outras atividades da empresa.

Vale lembrar que, para evitar qualquer problema financeiro, você nunca deve misturar as contas da empresa com as suas.

Dessa forma, você poderá controlar as contas a pagar e as contas a receber sem prejuízos.

Escrito por

Especialista em Finanças Corporativas pela Fundação Getúlio Vargas. É formado pelo Programa de Profissionais do Mercado Financeiro da Bolsa de Valores de São Paulo e pelo Programa CVM de Professores para Mercado de Capitais, Avaliador de Empresas pela NACVA - National Association of Certified Valuators and Analysts (EUA). Fundou a Empreender Dinheiro para democratizar o acesso à Educação Financeira de Alto Poder Transformacional e já impactou diretamente mais de 50.000 pessoas em suas soluções educacionais.

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