Controle de caixa: como realizá-lo?

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O controle de caixa é uma atividade fundamental para quem deseja fazer uma empresa se manter ao longo do tempo.

Sendo uma ferramenta de acompanhamento das finanças de um negócio, o controle de caixa aponta falhas e oportunidades.

Se você deseja fazer sua empresa crescer e se posicionar no mercado, antes é preciso aprender a fazer um bom controle de caixa.

O que é controle de caixa?

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O controle de fluxo de caixa é uma função administrativa-financeira que consiste em cuidar de todas as movimentações financeiras de uma empresa.

Isso significa que todas as entradas e saídas do caixa devem ser registradas de forma exata, nem um centavo a mais nem a menos.

Qual a importância do controle de caixa?

Existem dois motivos para fazer um bom controle financeiro da empresa. O primeiro deles é a facilidade de acesso às informações do caixa, ajudando em casos de trocas de produtos, por exemplo.

Além disso, o controle de caixa diário ajuda na verificação de prejuízos e irregularidades, e também na análise de lucros no final do mês.

Qual o passo a passo para fazer um bom controle de caixa de uma empresa?

1. Separe o fluxo de caixa em categorias

Quanto mais detalhado o seu fluxo de caixa, mais fácil será de utilizá-lo posteriormente. Para facilitar uma análise financeira completa, vale a pena criar categorias para cada gasto ou ganho.

Por exemplo, em Custos de Produção, devem estar registrados o pagamento de  funcionários e compra de matérias-primas.

Essa categorização é, muitas vezes, diferenciada por sinais ou cores diferentes, podendo representar pendências ou pagamentos já feitos.

Assim, ficará mais fácil entender de onde veio o dinheiro e para onde ele irá.

2. Estabeleça prazos para os registros e cumpra-os

Existem diversos tipos de pagamentos e recebimentos, que surtem efeito no caixa em momentos diferentes.

Por isso, é preciso entender os períodos de cada um, sendo representados por:

Contas a pagar

Dentro das contas a pagar, estão despesas como:

  • Aluguel do estabelecimento;
  • Contas em geral;
  • Pagamento de parcelas;
  • Tributos e taxas anuais.

Assim, tendo um saldo atual bem definido e saldo futuro bem planejado, já considerando os pagamentos que serão executados.

Contas a receber

Dentro das contas a receber, estão os valores de produtos ou serviços vendidos de forma parcelada, por exemplo.

Além disso, investimentos acordados em contrato e doações programadas, dependendo do tipo da empresa.

É importante que essas programações sejam realistas, para que não comprometam o funcionamento ou saúde financeira da empresa.

Por isso, nunca faça lançamentos antes da real alteração no orçamento dentro do caixa da empresa.

3. Aceite o apoio da tecnologia

Existem diversas ferramentas para auxiliar no acompanhamento das movimentações financeiras de uma empresa. Elas evitam erros comuns de atividades manuais, que podem ser altamente prejudiciais quando ocorridos nas finanças da empresa.

Por isso, procure por softwares e plataformas de controle financeiro e teste-as para descobrir qual a mais adequada a sua empresa.

Assim, ganhando uma ajuda bastante confiável, produtiva e eficaz.

4. Estabeleça metas a serem alcançadas

Como já dito, o controle de caixa pode ajudar na visualização do futuro da empresa. Como? Simples! A partir de todos os dados registrados anteriormente!

Caso seja percebida uma evolução gradual na receita total da empresa, ou seja, nas contas recebidas, é possível criar metas desafiadoras, como:

  • Redução dos custos de produção;
  • Aumento de receita;
  • Aumento na remuneração de funcionários e gestores.

Isso pode servir como motivação para que toda a equipe se comprometa ainda mais com os processos da empresa. Para isso, reforçando o que já dá certo e alterando o que for preciso.

Lembre-se de não fazer uma previsão otimista demais para que suas expectativas e de toda a equipe não sejam frustradas.

5. Use esse controle financeiro na tomada de decisões

Além de garantir uma melhor saúde financeira para a empresa, o controle financeiro de caixa dá muito mais liberdade para as decisões do gestor.

Isso porque suas informações também servem para o alcance de oportunidades, como investimentos, por exemplo.

Assim, possibilitando o desenvolvimento de áreas fundamentais ou até a expansão da própria empresa.

6. Lembre-se de fazer atualizações

Não adianta registrar o fluxo de caixa se essa não for uma atividade recorrente dentro da empresa.

Por ser altamente dinâmica, ela precisa ser constantemente atualizada, já que o dinheiro da empresa está sempre sendo alterado.

Essa atualização periódica pode ser feita de acordo com a característica da empresa, sendo diária, semanal ou mensal.

Assim, não deixando espaço para perdas de informações financeiras ou erros no registro.

7. BÔNUS: Separe a conta PJ da conta pessoal

Um erro muito comum de vários microempreendedores é misturar o orçamento pessoal com o da empresa.

Já falamos diversas vezes na importância de um bom planejamento financeiro, onde o empresário determina seu salário na empresa.

Ele pode ser tanto um valor fixo quanto uma porcentagem sobre os lucros obtidos. Qualquer valor além disso, irá desequilibrar todo o orçamento do negócio. Assim, prejudicando o seu desenvolvimento.

Por isso, não use a conta da empresa para seu uso pessoal. Isso representa um caminho sem volta para a quebra de caixa.

Viu que não é tão difícil fazer um bom controle de caixa? Com esse acompanhamento financeiro, você garante a organização dos processos empresariais e o crescimento do seu negócio. Acompanhe a nossa carta do fundador, com conteúdos diários e gratuitos!

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Arthur Dantas Lemos

Arthur Dantas Lemos

Especialista em Finanças Corporativas pela Fundação Getúlio Vargas. É formado pelo Programa de Profissionais do Mercado Financeiro da Bolsa de Valores de São Paulo e pelo Programa CVM de Professores para Mercado de Capitais, Avaliador de Empresas pela NACVA - National Association of Certified Valuators and Analysts (EUA). Fundou a Empreender Dinheiro para democratizar o acesso à Educação Financeira de Alto Poder Transformacional e já impactou diretamente mais de 50.000 pessoas em suas soluções educacionais.

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