Gerenciamento de rotina: saiba como aplicar esse processo de gestão!

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No mundo do empreendedorismo e da gestão empresarial, o gerenciamento de rotina dentro do ambiente de trabalho oferece inúmeros benefícios para a performance dos funcionários.

Portanto, pode ser bastante vantajoso implementar as técnicas do gerenciamento de rotina na busca por qualificação na produção.

O que é um gerenciamento de rotina?

Gerenciamento de rotina

O gerenciamento de rotina reúne um conjunto de verificações e ações dentro de uma equipe. Elas possuem o objetivo de desenvolver as atividades desempenhadas por cada integrante da empresa.

Com uma boa implementação, essa metodologia oferece um grande aumento na produtividade.

Qual o objetivo do gerenciamento de rotina?

Um erro bastante comum dentro das organizações, cada vez mais atarefadas, é relacionar o volume de tarefas com a produtividade.

No entanto, muito tempo do dia é perdido com tarefas desnecessárias, reuniões extensas e falta de alinhamento anterior.

Por conta disso, esse intenso trabalho acaba não gerando resultados efetivos para a empresa.

O objetivo do gerenciamento de rotina diária (GRD) é justamente modificar esse ciclo interminável de má gestão de tarefas.

Para isso, ele mapeia todas as atividades desempenhadas na empresa e define o papel de cada pessoa na rotina desse processo.

Como funciona o gerenciamento de rotina diária?

O GRD é implementado a partir da padronização de todas as ações da equipe dentro da empresa. Isso é alcançado com a união das demandas e verificação de suas práticas.

Também é adotado um tipo de análise para identificar ações mal executadas que causaram impactos negativos na empresa.

Como exemplo de algumas ações evitadas pelo gerenciamento de rotina, temos:

  • Perda de prazos de entrega;
  • Mal atendimento ao cliente;
  • Investimento em ações sem resultados.

Após identificar esse problema, é preciso então definir metas que se alinhem ao core business da instituição.

No entanto, elas só podem ser cumpridas quando há uma equipe competente e disposta a torná-las realidade.

Por isso, vale a pena também investir em programas de capacitação e treinamentos para a execução desses objetivos.

A partir do momento em que as atividades começarem a ser executadas, chega o momento da monitoração de resultados.

Caso sejam detectadas falhas ou ausência de resultados, cabe ao líder decidir corrigi-las ou eliminá-las.

Assim, o gestor estará evitando investir o tempo da equipe em ações que não fazem sentido para a empresa.

Como aplicar o gerenciamento de rotina?

Gerenciar equipes, definitivamente, não é uma tarefa fácil dentro de uma empresa. Entretanto, como vimos, ela é fundamental para garantir o bom funcionamento do negócio.

Confira os passos indicados pelo gerenciamento de rotina:

Crie uma padronização das atividades

A padronização de atividades corresponde ao alinhamento de toda as ações de cada funcionário.

Para que ela seja feita, é importante que cada um saiba qual a função de todos os integrantes.

Isso torna o processo ainda mais rápido, já que o desempenho de apenas uma tarefa evita que os trabalhadores se distraiam.

Tornando, dessa forma, a colaboração entre a equipe mais prática e direcionada.

Defina metas e objetivos (com prazos)

Após entender as necessidades da empresa, é importante definir prazos para o cumprimento das atividades.

Isso ajuda a direcionar a equipe para a rápida conclusão de objetivos determinados.

Para isso, vale a pena criar metas diárias para cada um dos integrantes, sendo elas realistas e desafiadoras.

Assim, fica mais fácil saber o que fazer a cada dia para alcançar o objetivo final.

Acompanhe o desempenho da equipe

Após a determinação das metas de cada colaborador, é preciso que haja um constante acompanhamento.

Ele é fundamental para que o gestor consiga perceber o desempenho de cada um. Podendo, assim, reconhecer os competentes e auxiliar aqueles com dificuldades.

Essa estratégia é praticamente obrigatória quando são implementadas mudanças que desafiam os hábitos da equipe.

Hierarquize as metas

Uma boa gestão precisa conhecer bem as necessidades e prioridades de um negócio. Só assim, fica possível definir entre os objetivos, qual os mais urgentes.

Por isso, separe as atividades mais comuns das mais importantes, direcionando a atenção da equipe para o que dará mais resultado para o negócio.

Algo bastante importante é priorizar as metas individuais de cada um, para só assim concluir as metas coletivas.

Utilize ferramentas de gestão

A uso de ferramentas de gestão é responsável por otimizar quase todas as operações de um negócio.

Como exemplos de ferramentas de gestão, temos:

  • Planilhas;
  • Agendas;
  • Notas.

Elas ajudam a equipe a se organizar melhor, observando o andamento de um objetivo e entendendo suas metas diárias.

Quais os benefícios do Gerenciamento de Rotina?

A implementação do gerenciamento de rotina de trabalho (GEROT) é responsável pela formação de uma equipe mais competente.

Essa padronização do trabalho ajuda os colaboradores a se organizar melhor, evitando o gasto de tempo com atividades inúteis.

São outros benefícios do gerenciamento de rotina:

  • Alinhamento de valores;
  • Eliminação de retrabalho;
  • Evidenciamento da função de cada colaborador;
  • Identificação de erros no processo;
  • Encontro de novas oportunidades;
  • Redução de custos.

Com todos os benefícios, percebe-se que o gerenciamento de rotina contribui diretamente para a melhoria do clima organizacional. Para mais conteúdos acompanhe a nossa carta do fundador, com insights valiosos todos os dias!

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Arthur Dantas Lemos

Arthur Dantas Lemos

Especialista em Finanças Corporativas pela Fundação Getúlio Vargas. É formado pelo Programa de Profissionais do Mercado Financeiro da Bolsa de Valores de São Paulo e pelo Programa CVM de Professores para Mercado de Capitais, Avaliador de Empresas pela NACVA - National Association of Certified Valuators and Analysts (EUA). Fundou a Empreender Dinheiro para democratizar o acesso à Educação Financeira de Alto Poder Transformacional e já impactou diretamente mais de 50.000 pessoas em suas soluções educacionais.

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