Gestão de tarefas: como realizá-la da melhor forma no seu cotidiano?

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Trabalho, estudo, vida pessoal e diversos outros setores que muitas vezes se confundem ou até mesmo, não encontram espaço para se desenvolver bem. Isso pode acontecer na vida de qualquer pessoa que não estrutura bem a gestão de tarefas.

Não definir especificidades para a gestão de tarefas pode fazer com que o indivíduo realize as atividades diárias de forma desviante. Isto é, a desordenação para organizar tarefas diárias faz com que seja criada uma bola de neve de tópicos pendentes.

A gestão de tarefas é quando alguém consegue administrar futuras execuções de projetos e afins. Ou seja, através do gerenciamento de tarefas é possibilitado a definição de metas, prazos e até mesmo a qualidade esperada na finalização da atividade.

Por que gerenciar tarefas é importante? Quais são as vantagens de organizar atividades antes de executá-las?gestao-de-tarefas-2

Organizar tarefas no cotidiano pode não ser uma tarefa fácil a princípio. Principalmente para pessoas que não têm o hábito de estruturar o que precisa ser feito antes da ação. Mas fazer a gestão de tarefas pode trazer inúmeros benefícios.

Fazer o gerenciamento de tarefas nada mais é do que usar o tempo com mais sabedoria. Entender que o futuro é feito no agora é uma ótima maneira de mudar a percepção sobre as atitudes presentes que impactarão diretamente no amanhã.

Para realizar essa atividade existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para planejar as atividades de forma mais equilibrada. To-do-list e aplicativos de gestão de tarefas, por exemplo, são formas de se preparar e desempenhar com mais perfeição.

Entre os diversos benefícios que gerir o tempo pode trazer, estão:

  • Melhor visualização para as atividades;
  • Diminuir o estresse e a ansiedade;
  • Tirar sobrecargas de funções;
  • Estar em dia com os prazos;
  • Desenvolver melhor as habilidades em todos os campos da vida;
  • Facilidade para definir o tempo para cada tarefa;
  • Ser mais produtivo.

Organizador de tarefas: 3 atitudes que ajudam a otimizar o tempo

1. Criar uma lista de atividades e estabelecer prazos

Desenvolver uma lista de atividades faz com que as ações para serem executadas fiquem mais claras e sempre presentes na rotina. Isto é, a possibilidade de procrastinação pode diminuir se souber que existem tarefas a serem realizadas.

Além disso, é essencial estabelecer prazos. Com essa simples atitude as atividades fluem de maneira mais natural e o ideal é não adiar as metas para não criar um efeito dominó. Seguir prazos deve ser um preceito base de quem quer fazer uma boa gestão de tempo.

2. Não se atrasar

Se atrasar para acordar, se atrasar para tomar café da manhã, se atrasar para tomar banho, se atrasar para sair, se atrasar… Sempre que atrasamos alguma atividade que precisa ser executada, as próximas também sofrerão o impacto.

Por isso, não se atrasar é uma forma de conseguir gerenciar o tempo de forma mais dinâmica e evitar levar as atividades com a barriga. Ou seja, não adiar até o momento em que seja cobrado com o urgência e surja a necessidade de uma execução mal feita.

3. Ter planejamento de execução

Além de saber o que precisa ser feito e quando precisa ser feito, é preciso ter o planejamento de execução. Isso significa estabelecer pequenos processos para chegar ao resultado final.

Fazer um bom planejamento diminui a possibilidade de erros e a necessidade de refazer alguma atividade que já estava sendo encaminhada.

3 ferramentas que você pode utilizar para fazer uma ótima gestão de tempo

Para fazer um bom gerenciamento de tempo também é ideal contar com o auxílio de aplicativos ou até mesmo o velho e bom papel e caneta.

1. Trello

A ferramenta Trello é um aplicativo disponível para aparelhos móveis, mas também possibilita ao usuário o acesso por navegadores.

O aplicativo tem a função de criação de listas e definição de prazos; compartilhamento de atividades com outros usuários e até mesmo personalizar fluxos de trabalho.

2. Matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta que ajuda na priorização de problemas através da separação em Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T).

Através da criação de uma tabela e a definição de 1 a 5 em cada tópico, é possível estabelecer qual demanda deve ser resolvida em primeiro lugar.

Esse conceito pode ser aplicado em quadros ou até mesmo um mapa mental. A matriz GUT é uma ferramenta simples e acessível. Ideal principalmente para quem sente dificuldade em definir qual atividade precisa ser feita com prioridade.

3. Todoist

O aplicativo Todoist surge com a intenção de substituir os post-its. Através da ferramenta é possível listar e gerenciar tarefas. É uma possibilidade para quem deseja destacar as atividades mais importantes do dia e lembrar de prazos.

Fazer a gestão de tarefas é uma atitude necessária para quem quer ter mais rendimento e mais tempo livre para aproveitar com qualidade todos os aspectos da própria vida. Para mais dicas como essa, assine nossa newsletter no WhatsApp e receba ainda mais conteúdos gratuitos!

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Arthur Dantas Lemos

Arthur Dantas Lemos

Especialista em Finanças Corporativas pela Fundação Getúlio Vargas. É formado pelo Programa de Profissionais do Mercado Financeiro da Bolsa de Valores de São Paulo e pelo Programa CVM de Professores para Mercado de Capitais, Avaliador de Empresas pela NACVA - National Association of Certified Valuators and Analysts (EUA). Fundou a Empreender Dinheiro para democratizar o acesso à Educação Financeira de Alto Poder Transformacional e já impactou diretamente mais de 50.000 pessoas em suas soluções educacionais.

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