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Por quanto tempo devo guardar documentos?

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Uma dúvida recorrente sobre guardar documentos é por quanto tempo isso deve ser feito.

Enquanto alguns recusam receber a via de comprovante do cliente, outros guardam documentos, acumulam extratos, recibos e comprovantes aos montes.

Cada um exige um tempo para seu arquivamento, saber o prazo para guardar documentos ajuda a se livrar de cobranças indevidas, pagamentos de juros, multas e ainda assegura a garantia do produto/serviço contratado.

Guardar nota fiscal, guardar faturas, guardar comprovantes de pagamento e arquivar documentos é essencial para assegurar o consumidor dos seus direitos que podem ser comprovados por meio desses registros.

Prazo para guardar documentos

Recibos de contas pagas, certidões, contratos, declarações de impostos, faturas notas fiscais… uma infinidade de papéis que devem ser guardados. A boa notícia é que cada um possui um tempo de serventia estabelecido.

Estar em posse desses documentos é necessário para evitar problemas legais e de fisco. Alguns exigem um prazo inferior a 3 anos, alguns até a aposentadoria e outros chegam até não ter tempo determinado.

Documentos de prazo inferiores a 3 anos

Alguns documentos podem ser guardados com o prazo menor, mas o ideal é que se guarde por no mínimo 3 anos.

Esse período é tido como um prazo de precaução tanto para pessoa física, quanto para jurídica.

Entre esses documentos, temos:

  • Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis;
  • Extrato da conta vinculada ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
  • Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV);
  • Apólice de seguro.

Documentos de prazo de 3 anos

Alguns documentos com o prazo de 3 anos, também podem ser recomendados que se guardem até o período final do contrato ou utilização do serviço, como por exemplo:

  • Pagamentos de aluguel;
  • Pagamentos de diária de hotel;
  • Pagamentos de restaurante;
  • Ficha de acidente do trabalho.

Documentos de prazo de 5 anos

Vida financeira, trabalhista, contas de consumo e afins precisam ser arquivadas com certa regularidade, até para que se haja um acompanhamento e comparativo de mudança financial, contratual e referentes.

  • Pagamentos de condomínio;
  • Pagamentos de cartão de crédito;
  • Tributos (IPVA, IR, IPTU e afins);
  • Recibo de profissionais liberais;
  • Pagamentos de contas de consumo;
  • Recibos de assistência médica;
  • Recibos escolares;
  • Pagamentos de empregado;
  • Extrato bancário;
  • Carta com pedido de demissão;
  • Comunicação do aviso prévio;
  • Comprovante de Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
  • Contribuição Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

Guardar documentos de prazo superior a 5 anos, até a aposentadoria ou indeterminado

Documentos que exigem arquivamento até a aposentadoria, ajudam o aposentado a fazer, por exemplo, a prova de tempo de serviço e contribuição.

Depois dessa autorização de concessão do benefício, podem ser desarquivados:

  • Título de capitalização;
  • Pagamentos mercantis;
  • Contratos previdenciários privados;
  • Carteira de trabalho (CTPS);
  • Holerite de pagamento de salário;
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Certidão de nascimento;
  • Certidão de óbito;
  • Certidão de casamento;
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social (GSP);
  • Contrato de trabalho;
  • Depósitos do FGTS;
  • FINSOCIAL.

Guardar documentos traz garantia ao consumidor de que não sejam cobradas taxas, multas e outros problemas que podem ocorrer por falta de meios de comprovação. Com uma boa educação financeira, várias dessas questões também podem ser evitadas. Para ajudar nisso, baixe a Planilha: Planejador Financeiro Mensal!

Escrito por

Especialista em Finanças Corporativas pela Fundação Getúlio Vargas. É formado pelo Programa de Profissionais do Mercado Financeiro da Bolsa de Valores de São Paulo e pelo Programa CVM de Professores para Mercado de Capitais, Avaliador de Empresas pela NACVA - National Association of Certified Valuators and Analysts (EUA). Fundou a Empreender Dinheiro para democratizar o acesso à Educação Financeira de Alto Poder Transformacional e já impactou diretamente mais de 50.000 pessoas em suas soluções educacionais.

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