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Nota fiscal: o que é, para que serve e como emitir NFe?

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Por ser um instrumento contábil usado para medir o imposto arrecadado, a nota fiscal é de uso obrigatório. Mas, além disso, ela serve para empreendedores e negócios que estão em busca de um controle maior em suas finanças.

A nota fiscal funciona como um registro que empresas e pessoas realizam para contabilizar o controle dos recebimentos e saídas, serviços, vendas, bem como, os impostos (ICMS e IPI) que devem ser arrecadados no processo.

O que é?

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Esse documento que serve para registrar o recebimento, posse de um item, transação ou prestação de um serviço. Resumindo, é um mecanismo de controle governamental referente a arrecadação de impostos.

Além disso, as notas fiscais podem ser utilizadas para:

  • Regularizar doações;
  • Atestar o transporte de bens;
  • Salientar empréstimos (incluindo o empréstimo de bens);
  • Registrar o repasse de valores, bens e afins.

Existem dois tipos: a nota fiscal eletrônica e a nota fiscal comum. A nota eletrônica participa de todo um processo digital, o que incide em menos riscos tanto para o consumidor quanto para o empreendedor.

Ainda nessa perspectiva, existe a nota fiscal avulsa e a nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e), que são destinadas para os não contribuintes, ou seja, MEI (microempreendedor) e pessoas (físicas ou jurídicas) que não estão sujeitas ao ICMS (Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços).

Como emitir uma nota e o que é NFe?

A nota é emitida no “balcão” de uma empresa ou de um vendedor, com talões de papel que devem ser solicitados para a Secretaria da Fazenda, mas que atualmente, estão em desuso devido ao novo formato tecnológico.

Com o advento da tecnologia e desenvolvimento das empresas e mercado, surgem novas necessidade, sendo uma delas: torná-la digital. Com a nota fiscal eletrônica (NFe), amenizou a perda de dados e aumentou a segurança.

A NFe é emitida e armazenada digitalmente dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Mas, o empreendedor deve solicitá-la na Secretária da Fazenda do Estado ou região habitual e pagar os encargos (taxas) provenientes.

Pode ser cancelada?

Em alguns casos específicos, a nota fiscal pode ser cancelada, mas apenas se respeitar o prazo de no máximo 30 dias. É muito comum que a nota seja cancelada em caso de devolução (quando o cliente solicita) ou se ocorrer:

  • Erros de digitação;
  • Equívoco de valores;
  • Mudança de destinatário ou endereço;
  • Entre outros.

Porém, alguns erros podem ser corrigidos sem a necessidade do cancelamento e emissão de uma nova, esse processo de alterar a nota fiscal é chamado: carta de correção de nota fiscal.

A carta de correção permite que se atualize dados e valores presentes em um documento que já foi emitido.

Quais são as vantagens da emissão?

A função da nota fiscal eletrônica é registrar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços realizada por uma empresa para fins de recolhimento de impostos e fiscalização.

Mas, para além do âmbito da arrecadação e obrigatoriedade, existem algumas vantagens da nota fiscal para os negócios:

  • Descontos em IPTU e ICMS (para alguns casos);
  • Caso seja a nota eletrônica, é diminuída a chance de erros ou discrepâncias em dados, além da armazenagem;
  • Maior credibilidade para a empresa, pois, apresenta um processo fiscal transparente (aos olhos do Fisco – órgão que analisa o Imposto de Renda), com todos os valores de entra e saída;
  • Menor controle contábil e menos riscos de ser atuado por sonegação fiscal.

Por fim, a nota fiscal serve para auxiliar o empreendedor com suas transações e arrecadações de impostos. É um processo obrigatório e que permeia a prática fiscal de todos os brasileiros. Para mais informações como essa, assine nossa newsletter no WhatsApp e receba ainda mais conteúdos gratuitos!

Escrito por

Especialista em Finanças Corporativas pela Fundação Getúlio Vargas. É formado pelo Programa de Profissionais do Mercado Financeiro da Bolsa de Valores de São Paulo e pelo Programa CVM de Professores para Mercado de Capitais, Avaliador de Empresas pela NACVA - National Association of Certified Valuators and Analysts (EUA). Fundou a Empreender Dinheiro para democratizar o acesso à Educação Financeira de Alto Poder Transformacional e já impactou diretamente mais de 50.000 pessoas em suas soluções educacionais.

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