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6 dicas para realizar reuniões produtivas e não perder mais tempo!

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Fazer reuniões produtivas dentro de empresas é um desafio para qualquer colaborador. No entanto, essa atitude é essencial para a produtividade do negócio.

Por isso, é preciso que toda a equipe esteja alinhada ao desenvolvimento de reuniões produtivas e organizadas.

Mas em que consiste uma reunião produtiva?

As reuniões produtivas são aquelas em que todo o tempo utilizado é para o desenvolvimento de inovações ou soluções de problemas.

Ou seja, uma reunião produtiva não precisa ser rápida, mas sim, oferecer resultados que justifiquem a pausa da equipe.

Mesmo que todo negócio dependa da atividade e produção do time de funcionários, muitas vezes é essencial a pausa para um alinhamento.

Com isso, é possível detectar problemas e criar estratégias para melhorar os resultados da empresa.

No entanto, muitas empresas acabam perdendo um dia inteiro de produção em reuniões sem nenhum resultado, e isso deve ser evitado.

Como fazer uma reunião mais produtiva?

Mesmo sabendo da importância de uma reunião eficiente, muitos gestores simplesmente não conseguem utilizar bem o tempo disponível. Assim, prejudicando o andamento de projetos e das metas de toda a empresa.

Por isso, confira algumas dicas para fazer reuniões produtivas:

1. Esclareça a pauta da reunião

O primeiro passo para qualquer ação deve ser o planejamento. Sem ele, todas as atitudes ficam desorientadas.

Ao perceber a necessidade de uma reunião com o time, um bom líder precisa deixar bem claro a sua finalidade, que pode ser para:

  • Resolver um problema de produção;
  • Criar um novo produto ou serviço;
  • Repensar a estratégia de marketing;
  • Diminuir os custos de produção.

Após definir o motivo, deve ser comunicado também o objetivo final da reunião. Ele pode ser encontrado através do método OKR.

Essa técnica consiste em definir resultados bastante claros para a resolução de um problema encontrado, como por exemplo:

Uma empresa detecta um grande volume de gastos com a produção. Com isso, ela define que em até 2 meses, os gastos precisam ser reduzidos em 5%.

Nesse caso, todos irão desenvolver estratégias baseadas no objetivo definido, ficando melhor direcionados.

2. Escolha o time essencial

Um grande erro ao anunciar uma reunião é chamar um número de colaboradores maior que o necessário.

Essa atitude, além de não ajudar na busca por soluções, acaba impactando na produtividade da equipe.

Por isso, defina quais pessoas são realmente essenciais para o encontro. Geralmente, são elas as responsáveis pela área pautada.

Caso seu resultado afete todos os funcionários, a comunicação com o resto da equipe pode ficar a cargo dos chefes dos setores.

3. Escolha um local adequado

O local da reunião é altamente responsável pela obtenção de resultados pela equipe.

Por isso, locais de muita circulação ou alimentação devem ser evitados.

Isso porque eles roubam a atenção da equipe e limitam o desenvolvimento de soluções ou ideias.

Dessa forma, busque por locais mais reservados e silenciosos quando a reunião precisar da atenção focada de todo o time.

No entanto, quando for preciso a criação de novas ideias, a escolha por locais mais abertos pode ser bastante adequada. Assim, ajudando a desenvolver a criatividade do time.

4. Crie uma linha de pensamento

O papel do líder ou responsável pela reunião é guiar a equipe por uma linha de pensamento. Essa estratégia é utilizada no brainstorming. Ele consiste em considerar todos os pensamentos de uma equipe na busca por soluções.

No entanto, para não ser apenas uma conversa aleatória, ela segue um roteiro e planejamento prévio.

Por isso, é preciso sempre lembrar dos objetivos da reunião e interrompê-la assim que as ideias saiam do foco principal.

5. Registre todas as propostas

Ao conduzir uma reunião, é preciso considerar todas as ideias propostas pelo time. Por isso, vale a pena anotar tudo o que for proposto, para que seja analisado novamente pelo gestor em um outro momento.

Muitas vezes no calor do momento, as ideias podem ser esquecidas ou perdidas em meio à outras soluções.

Por isso, uma estratégia interessante pode ser o aviso prévio da reunião aos funcionários escolhidos. Assim, eles poderão anotar suas propostas e levá-las preparadas para o momento do encontro.

6. Determine um período limite

Mesmo não sendo obrigatoriamente rápida, uma reunião de trabalho produtiva precisa ter fim.

Por isso, determine logo em seu início o limite de duração do encontro e esteja aberto a uma continuação posterior, em casos menos urgentes.

Essa boa gestão do tempo ajudará os funcionários a serem mais sucintos em suas ideias, resumindo-as em seus pontos principais.

Após isso, caso sejam selecionadas, elas poderão ser melhor desenvolvidas por seus responsáveis.

Qual a vantagem de uma reunião produtiva?

Uma reunião produtiva proporciona para toda a equipe uma melhor resolução de problemas e aumento de produtividade.

Elas são responsáveis por fornecer muito mais soluções para questões encontradas sem a necessidade de uso de um longo período.

No entanto, os benefícios de uma reunião produtiva vão muito além disso, incluindo:

  • Melhoria de integração na equipe;
  • Revelação de talentos;
  • Desenvolvimento de liderança;
  • Quebra de rotina.

Por isso, vale a pena se esforçar para tornar as reuniões produtivas. Com isso, a empresa conseguirá alcançar resultados nunca antes pensados. Acompanhe a nossa carta do fundador, com conteúdos diários e gratuitos!

 

Escrito por

Especialista em Finanças Corporativas pela Fundação Getúlio Vargas. É formado pelo Programa de Profissionais do Mercado Financeiro da Bolsa de Valores de São Paulo e pelo Programa CVM de Professores para Mercado de Capitais, Avaliador de Empresas pela NACVA - National Association of Certified Valuators and Analysts (EUA). Fundou a Empreender Dinheiro para democratizar o acesso à Educação Financeira de Alto Poder Transformacional e já impactou diretamente mais de 50.000 pessoas em suas soluções educacionais.

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