6 dicas para realizar reuniões produtivas e não perder mais tempo!

reunioes produtivas

Fazer reuniões produtivas dentro de empresas é um desafio para qualquer colaborador. No entanto, essa atitude é essencial para a produtividade do negócio.

Por isso, é preciso que toda a equipe esteja alinhada ao desenvolvimento de reuniões produtivas e organizadas.

Mas em que consiste uma reunião produtiva?

As reuniões produtivas são aquelas em que todo o tempo utilizado é para o desenvolvimento de inovações ou soluções de problemas.

Ou seja, uma reunião produtiva não precisa ser rápida, mas sim, oferecer resultados que justifiquem a pausa da equipe.

Mesmo que todo negócio dependa da atividade e produção do time de funcionários, muitas vezes é essencial a pausa para um alinhamento.

Com isso, é possível detectar problemas e criar estratégias para melhorar os resultados da empresa.

No entanto, muitas empresas acabam perdendo um dia inteiro de produção em reuniões sem nenhum resultado, e isso deve ser evitado.

Como fazer uma reunião mais produtiva?

Mesmo sabendo da importância de uma reunião eficiente, muitos gestores simplesmente não conseguem utilizar bem o tempo disponível. Assim, prejudicando o andamento de projetos e das metas de toda a empresa.

Por isso, confira algumas dicas para fazer reuniões produtivas:

1. Esclareça a pauta da reunião

O primeiro passo para qualquer ação deve ser o planejamento. Sem ele, todas as atitudes ficam desorientadas.

Ao perceber a necessidade de uma reunião com o time, um bom líder precisa deixar bem claro a sua finalidade, que pode ser para:

  • Resolver um problema de produção;
  • Criar um novo produto ou serviço;
  • Repensar a estratégia de marketing;
  • Diminuir os custos de produção.

Após definir o motivo, deve ser comunicado também o objetivo final da reunião. Ele pode ser encontrado através do método OKR.

Essa técnica consiste em definir resultados bastante claros para a resolução de um problema encontrado, como por exemplo:

Uma empresa detecta um grande volume de gastos com a produção. Com isso, ela define que em até 2 meses, os gastos precisam ser reduzidos em 5%.

Nesse caso, todos irão desenvolver estratégias baseadas no objetivo definido, ficando melhor direcionados.

2. Escolha o time essencial

Um grande erro ao anunciar uma reunião é chamar um número de colaboradores maior que o necessário.

Essa atitude, além de não ajudar na busca por soluções, acaba impactando na produtividade da equipe.

Por isso, defina quais pessoas são realmente essenciais para o encontro. Geralmente, são elas as responsáveis pela área pautada.

Caso seu resultado afete todos os funcionários, a comunicação com o resto da equipe pode ficar a cargo dos chefes dos setores.

3. Escolha um local adequado

O local da reunião é altamente responsável pela obtenção de resultados pela equipe.

Por isso, locais de muita circulação ou alimentação devem ser evitados.

Isso porque eles roubam a atenção da equipe e limitam o desenvolvimento de soluções ou ideias.

Dessa forma, busque por locais mais reservados e silenciosos quando a reunião precisar da atenção focada de todo o time.

No entanto, quando for preciso a criação de novas ideias, a escolha por locais mais abertos pode ser bastante adequada. Assim, ajudando a desenvolver a criatividade do time.

4. Crie uma linha de pensamento

O papel do líder ou responsável pela reunião é guiar a equipe por uma linha de pensamento. Essa estratégia é utilizada no brainstorming. Ele consiste em considerar todos os pensamentos de uma equipe na busca por soluções.

No entanto, para não ser apenas uma conversa aleatória, ela segue um roteiro e planejamento prévio.

Por isso, é preciso sempre lembrar dos objetivos da reunião e interrompê-la assim que as ideias saiam do foco principal.

5. Registre todas as propostas

Ao conduzir uma reunião, é preciso considerar todas as ideias propostas pelo time. Por isso, vale a pena anotar tudo o que for proposto, para que seja analisado novamente pelo gestor em um outro momento.

Muitas vezes no calor do momento, as ideias podem ser esquecidas ou perdidas em meio à outras soluções.

Por isso, uma estratégia interessante pode ser o aviso prévio da reunião aos funcionários escolhidos. Assim, eles poderão anotar suas propostas e levá-las preparadas para o momento do encontro.

6. Determine um período limite

Mesmo não sendo obrigatoriamente rápida, uma reunião de trabalho produtiva precisa ter fim.

Por isso, determine logo em seu início o limite de duração do encontro e esteja aberto a uma continuação posterior, em casos menos urgentes.

Essa boa gestão do tempo ajudará os funcionários a serem mais sucintos em suas ideias, resumindo-as em seus pontos principais.

Após isso, caso sejam selecionadas, elas poderão ser melhor desenvolvidas por seus responsáveis.

Qual a vantagem de uma reunião produtiva?

Uma reunião produtiva proporciona para toda a equipe uma melhor resolução de problemas e aumento de produtividade.

Elas são responsáveis por fornecer muito mais soluções para questões encontradas sem a necessidade de uso de um longo período.

No entanto, os benefícios de uma reunião produtiva vão muito além disso, incluindo:

  • Melhoria de integração na equipe;
  • Revelação de talentos;
  • Desenvolvimento de liderança;
  • Quebra de rotina.

Por isso, vale a pena se esforçar para tornar as reuniões produtivas. Com isso, a empresa conseguirá alcançar resultados nunca antes pensados. Acompanhe a nossa carta do fundador, com conteúdos diários e gratuitos!

 

Acesso rápido

Compartilhe:

Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no telegram
Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no email
Arthur Dantas Lemos

Arthur Dantas Lemos

Especialista em Finanças Corporativas pela Fundação Getúlio Vargas. É formado pelo Programa de Profissionais do Mercado Financeiro da Bolsa de Valores de São Paulo e pelo Programa CVM de Professores para Mercado de Capitais, Avaliador de Empresas pela NACVA - National Association of Certified Valuators and Analysts (EUA). Fundou a Empreender Dinheiro para democratizar o acesso à Educação Financeira de Alto Poder Transformacional e já impactou diretamente mais de 50.000 pessoas em suas soluções educacionais.

Comentários:

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Últimos artigos