Comprar e vender a prazo faz parte da rotina das empresas. No entanto, para controlar as contas a pagar e as contas a receber, a Duplicata Mercantil pode ser uma alternativa.

O problema é que muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre o funcionamento de uma Duplicata Mercantil.

O que é Duplicata Mercantil?

A fatura Duplicata Mercantil, ou Duplicata, é um tipo de título de crédito que serve como instrumento de prova do contrato de compra e venda.

No Brasil, ela é regulada pela Lei Nº 5.474 de 1968, também chamada de Lei das Duplicatas.

A Duplicata só pode ser emitida para documentar o crédito decorrente de negócio jurídico, ou seja, compra ou venda a prazo.

Ela é extraída de uma fatura, que deve conter informações referentes às mercadorias vendidas e aos números e valores das notas fiscais pertinentes.

Para empresas que trabalham com venda em grande escala, esse documento acaba sendo uma boa alternativa.

No entanto, Pequenas e Médias Empresas também utilizam esse título de crédito.

Origem da Duplicata Mercantil 

A Duplicata surgiu da prática mercantil, a partir das relações comerciais entre empresários brasileiros.

A princípio, em 1850, o código comercial dizia que nas vendas por atacado o vendedor precisava extrair, em duas vias, uma relação das mercadorias vendidas, assinadas pelo comprador.

Duplicata Mercantil e Nota Promissória: qual a diferença?

A Duplicata Mercantil e a Nota Promissória são, ambas, títulos de crédito. No entanto, possuem algumas diferenças entre si.

Como já dito, a Duplicata serve como um documento de comprovação de uma compra ou venda a prazo.

Já a Nota Promissória é um documento no qual o devedor assume o compromisso de quitar determinada dívida em certo prazo.

Portanto, ela funciona como um título cambiário, tendo como espécie o objeto monetário (dinheiro) e não produtos ou serviços.

Não existe obrigatoriedade em aceitar uma Nota Promissória, já que ela serve como um acordo entre ambas as partes de uma negociação.

Porém, ao ser emitida uma Duplicata, o devedor possui a obrigação de assumir um compromisso.

Como emitir uma Duplicata?

A Duplicata é emitida após a elaboração da fatura, emitida para o comprador desde que ocorra a celebração de um contrato de compra e venda de mercadoria ou serviços entre a empresa e o cliente.

O período de emissão é de 30 dias ou mais, contados da data do envio ou entrega das mercadorias.

Com isso, o credor fica habilitado a emitir uma duplicada ao devedor.

Quais os dados obrigatórios em uma Duplicata?

Segundo a Lei 5474/1968, no Capítulo 01, Artigo 2º, parágrafo 1º, os itens obrigatórios a compor uma Duplicata são:

• A denominação “duplicata”, a data de sua emissão e o número de ordem;
• O número de sua fatura;
• A data certa do vencimento ou a declaração de ser a duplicata à vista;
• O nome e domicílio do vendedor e comprador;
• O valor a pagar, em algarismos e por extenso;
• praça de pagamento;
• A cláusula à ordem, que garante o pagamento do valor;
• A declaração do conhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la, a ser assinada pelo comprador, como aceite, cambial;
• A assinatura do emitente.

Para as empresas, uma Duplicata Mercantil serve para formalizar uma receita a entrar ou sair das suas contas.

Portanto, ter o controle de Duplicatas emitidas ou devidas é parte fundamental do controle de contas a pagar e de contas a receber.

Vale lembrar que é possível adotar esse tipo de cobrança para a prestação de serviços.

Como controlar duplicatas?

É comum que a área financeira das empresas tenha dificuldade em administrar as duplicatas, já que existem diversas variáveis a serem analisadas, como:

• Qualidade do produto/serviço;
• Prazo de pagamento;
• Renegociações;
• Juros.

Para isso, o Livro de Registro de Duplicata é uma excelente ferramenta, sendo também uma exigência legal.

Porém, caso haja dificuldade em localizar o registro das transações comerciais, vale a pena adotar um sistema de gestão empresarial (ERP) que seja capaz de fazer o controle de Duplicata Mercantil.