A gestão de compras é uma das etapas mais importantes para o funcionamento de uma empresa.
É através da gestão de compras que um negócio se relaciona com seus fornecedores e faz a aquisição de seu estoque. Assim, gerindo os produtos de acordo com a necessidade do seu time de vendas.
Como funciona a gestão de compras?
A gestão de compras de uma empresa é composta pelos processos de produção e logística. Esses procedimentos são divididos nas seguintes etapas:
- Recebimento e análise das solicitações de compra;
- Escolha dos fornecedores;
- Definição do orçamento total;
- Emissão dos pedidos de compras;
- Acompanhamento dos prazos de entrega;
- Recebimento e conferência das mercadorias;
- Aprovação e pagamento dos fornecedores.
Ao final dessas atividades, o ciclo da gestão de vendas reinicia, já que alguns produtos começam a acabar e precisam ser substituídos.
No entanto, a quantidade de compras é baseada não só no estoque, mas também na demanda do público por cada item. Podendo, portanto, alterar os custos de produção e venda a cada mês.
O que fazer para melhorar a gestão de compras de um negócio?
Para realizar um bom controle de compras, é preciso considerar todos as áreas que fazem parte desse processo, que são:
- Setor de compras;
- Setor de vendas;
- Setor de estoque.
Eles precisam estar bastante conectados, através de um bom sistema de organização que evite problemas de logística. Afinal, é preciso, além de comprar mercadorias, estocá-las corretamente e substituir os itens que começam a acabar.
Ou seja, é com uma boa análise de estoque que o setor de compras percebe o que deve ser adquirido.
Isso pode ser um grande desafio para diversos negócios, já que é preciso equilibrar a compra de materiais a partir de seus rendimentos.
Quais dicas para gestão de compras?
1. Faça um planejamento de compras
O planejamento é o passo fundamental para qualquer tipo de gestão. No caso das compras para empresas, inicialmente, deve ser estruturado um departamento de compras.
Para isso, não é obrigatória a contratação de uma equipe. Na verdade, são os dados referentes às compras que precisam ser registrados em um só lugar. Facilitando assim as consultas e análises posteriores.
2. Conheça a sua demanda
A partir da análise dos dados sobre as compras da empresa, é possível entender como funciona o comportamento dos consumidores. No entanto, para os negócios iniciantes, isso pode ser feito através de uma pesquisa de mercado.
Ela possibilita que o empreendedor conheça os hábitos de compra dos seus clientes e consiga se planejar para um grande volume de vendas.
3. Registre as entradas e saídas
A partir de um rígido controle sobre as entradas e saídas de itens do estoque é possível identificar o que precisa ser substituído.
Para facilitar esse processo dentro da empresa, existem alguns softwares específicos. Uma boa forma de utilizar essa ferramenta é determinando um nível mínimo de estoque.
Assim, sempre que um certo número de mercadorias for atingido, significa que é preciso a compra de novos produtos. Essa estratégia é chamada de estoque de segurança.
4. Conheça seus fornecedores
Um grande erro de vários negócios é escolher um fornecedor sem antes analisar os outros valores cobrados pelo mercado.
Por isso, vale a pena fazer a solicitação de orçamentos a diversos estabelecimentos, para que seja escolhido o que oferecer o melhor custo-benefício.
Vale lembrar que a qualidade dos produtos e os prazos de entrega são pontos essenciais para a qualidade do serviço da empresa.
Portanto, busque fornecedores especializados no estilo da empresa, deixando sempre claro as suas principais exigências.
5. Esteja atento à qualidade dos produtos
A gestão de compras e logística envolve operações de aquisição de matéria-prima e produtos como parte fundamental.
No entanto, para garantir o sucesso dessas mercadorias, a sua qualidade deve ser constantemente analisada.
Ou seja, caso sejam recebidas reclamações ou hajam problemas no armazenamento, devem ser avaliadas mudanças. Visando, assim, melhorias no que está sendo oferecido.
Portanto, podemos perceber que fazer uma gestão de compras eficiente interfere diretamente na qualidade de serviço de um negócio. Com elas, os recursos financeiros são melhor utilizados, possibilitando a realização de investimentos dentro da empresa. Acompanhe a nossa carta do fundador, com conteúdos diários e gratuitos!
