Você já ouviu falar do Kanban? Ele serve para que empresas consigam aumentar sua eficiência otimizando seus sistemas de produção e realização de tarefas.

Também conhecido como um método de gestão visual, o Kanban é uma das técnicas derivadas do modo de produção Just In Time (JIT).

Mas o que é o Kanban?

Kanban é uma metodologia derivada do Sistema Toyota, surgida no Japão. Ela tem como objetivo otimizar a produção de uma empresa a partir do uso de cartões ou planilhas.

A ideia principal dessa estratégia é tornar as atividades exercidas na empresa mais ágeis, fazendo com que a rotina de trabalho se torne mais dinâmica.

Por conta disso, mesmo sendo adotada inicialmente na indústria, ela pode ser adaptada para qualquer tipo de empresa.

Então, como funciona o Kanban?

Cada empresa possui a liberdade de aplicar o Kanban da maneira mais adequada a seus processos. Por conta disso, ele pode ser desenvolvido por meio de softwares ou quadros com post-its, por exemplo.

O ponto principal desse sistema de gestão visual é justamente o uso de referências visuais que estejam relacionadas a produtos. Por isso, dentro da empresa, elas precisam estar em locais estratégicos.

Essas referências podem ser diferenciadas por cores e tamanhos variados. No entanto, dentro delas, é preciso que estejam contidas:

• Tarefas que precisam ser feitas;
• Tarefas que estão em execução;
• Tarefas que já foram concluídas.

Assim, toda a equipe estará orientada sobre o estado de desenvolvimento de uma atividade em tempo real.

Como é a aplicação do Kanban nas empresas?

Dentro das linhas de produção que utilizam o Kanban, costumam existir dois tipos de implementação dessa estratégia de gestão:

Kanban de movimentação

Notifica os todos os setores de produção sobre a realização de uma atividade. Assim, orientando toda a equipe sobre as suas ações seguintes.

Kanban de Produção

Utiliza-se murais ou softwares em um local de ampla frequência da equipe responsável por uma tarefa. Para ajudar na visualização do estado de algo, ele costuma ser dividido em três seções:

• To do: atividades a serem feitas;
• Doing: atividades em execução;
• Done: atividades concluídas/finalizadas.

No entanto, é claro que cada empresa pode acrescentar ainda mais seções, de acordo com sua quantidade de processos.

Lembre-se que essas fases podem ser divididas tanto em quadros quanto eletronicamente, por meio de planilhas do excel, por exemplo. Além disso, vale a pena acrescentar uma breve descrição da atividade a ser realizada, esclarecendo:

• Horário de início;
• Período limite de execução;
• Nome do colaborador responsável.

Assim, ajudando a alinhar toda a equipe sobre a atividade a ser executada e realizando uma gestão de tempo.

Kanban fora da indústria

Como já dito, o Kanban pode ser aplicado em diferentes tipos de negócios dentro do mercado. Inclusive, dentro de escritórios, ele se mostra altamente eficiente para o aumento de produtividade.

Isso ocorre, pois ele evita que colaboradores fiquem ociosos durante sua jornada de trabalho. Assim, garantindo que as atividades sejam realizadas no tempo certo, ou até mesmo antes dele.

Isso é altamente vantajoso tanto para as empresas quanto para os funcionários. Imagine só concluir todas as atividades do dia na empresa e conseguir sair mais cedo para aproveitar o resto do dia com a família?

Quais as vantagens do Kanban para as empresas?

A implantação do Kanban dentro das empresas é, sem dúvidas, altamente eficaz.

Dentre suas vantagens, pode-se destacar o aumento na produtividade e diminuição de gastos com desperdícios de tempo e recursos.

No entanto, para garantir esses benefícios, é preciso que a aplicação do Kanban seja feita de maneira organizada. Isso significa que o uso dos post-its ou desenvolvimento de planilhas precisam ser claros e de fácil compreensão de toda a equipe.

Por isso, limite o número de atividades que podem ser feitas ao mesmo tempo dentro da empresa. Assim, evitando a sobrecarga de funcionários, que prejudica diretamente a qualidade de toda a produção.

Portanto, se o uso do Kanban fizer sentido para a organização de sua empresa, não deixe de aplicá-lo nos processos de sua equipe. Inclusive, se você for um funcionário, propor essa estratégia para o gestor pode te ajudar a demonstrar uma maior competência. Acompanhe a nossa carta do fundador, com conteúdos diários e gratuitos!